La COFA junto a SINERGIA presentaron en el mes de agosto una propuesta de formación online para brindar herramientas que permitan optimizar la gestión, enfrentar los desafíos económicos y aumentar la rentabilidad de la farmacia oficinal.
La gestión eficiente del stock es un pilar estratégico para captar oportunidades, evitar errores en la compra, pérdidas y mejorar la rentabilidad tomando decisiones basadas en datos, teniendo en cuenta el contexto siempre complejo e inestable de la economía argentina, con alta competitividad en el sector farmacéutico, que a la vez está transitando un proceso de transformación acelerada por la incorporación de tecnología y nuevos servicios.
El contador Diego Morales, licenciado en administración de empresas, especialista en gestión y finanzas con más de 20 años de trayectoria en el sector farmacéutico, analizó en el primer webinario del ciclo, junto a la secretaria de la COFA, Farm. Claudia Martino, los puntos clave para profesionalizar esta área crítica del funcionamiento de las farmacias.
Activo estratégico
En muchas farmacias, la falta de un inventario actualizado y confiable impide tomar decisiones precisas. Morales subrayó que el stock no solo es un componente esencial para el funcionamiento diario, sino también un rubro clave en el balance contable, la contratación de seguros y también en caso de venta del fondo de comercio.
Ventajas de una gestión ordenada:
- Poder negociar mejores precios con proveedores gracias al ranking de compras.
- Contar con datos reales para balances y reportes patrimoniales.
- Calcular el valor asegurable del stock ante incendios o robos.
El punto de compra y la búsqueda del equilibrio
La eficiencia en la gestión de inventario implica encontrar el punto justo entre la falta de productos -que puede significar pérdida de clientes- y el exceso, que inmoviliza capital y genera pérdidas financieras.
Morales propone monitorear mensualmente la evolución de precios de medicamentos, el Índice de Precios al Consumidor (IPC) y las tasas de colocación financiera. De esa manera, se puede definir si conviene aplicar una política de stock máximo (90 días) o mínimo (20-30 días) y destinar el excedente a inversiones financieras.
Indicadores para la toma de decisiones
Un sistema de gestión eficiente debe permitir determinar:
- Cobertura de días de stock: por producto, categoría y rubro.
- Índice de rotación: cuántas veces se repone el inventario en un período.
- Control de los productos vencidos.
El objetivo es evitar faltantes y atender a las fluctuaciones de la demanda estudiando los comportamientos de compra del consumidor.
La información a analizar debe ser actualizada, no solo un dato histórico. Esto permite ajustar compras, detectar productos de baja rotación y planificar promociones o convenios.
Herramientas tecnológicas y automatización
La incorporación de tecnología es otro factor fundamental para la gestión eficiente:
- Sistemas de gestión integral (ERP): unifican lo operativo, comercial, contable y financiero.
- Software de análisis predictivo: detecta patrones de consumo y tendencias estacionales.
- Aunque tienen un alto costo, la automatización a través de robot permite: optimizar espacio, reducir errores, mejorar la gestión del inventario y derivar tiempo a la atención.
Criterios de reposición y segmentación del inventario
Gestionar eficientemente el stock va a permitir no tener ahogos financieros cuando se deba pagar a la droguería.
El cálculo se realiza de acuerdo a la venta media diaria (x ej. 1 unidad por día). Se define un stock máximo en días y uno mínimo en días y de ahí se define el punto de pedido según las ventas para no tener faltantes.
El punto de pedido se va a dar cuando se dispense por debajo del stock mínimo definido. El pedido debe estar en relación a la cantidad de días que se tienen que cubrir.
Índice de rotación del stock
Para realizar el cálculo de índice de rotación de stock, se toman las unidades vendidas en el mes respecto de las unidades al cierre de mes o promedio del mes. Se calcula dividiendo el importe del consumo del mes y el importe del inventario (existencias) cierre mes. El resultado es cuántas veces rota el inventario de un determinado producto en el mes.
Morales recomienda parametrizar stock mínimo, máximo y punto de pedido por producto, rubro o proveedor. Esto se complementa con el sistema ABCD Costing:
- A: alta rotación (ej. analgésicos de uso frecuente).
- B: rotación media.
- C: baja rotación.
- D: nula rotación (solo bajo demanda).
El objetivo es conseguir un stock óptimo:
- Encontrar la cantidad exacta del inventario.
- Eficiencia en el uso de espacio y recursos financieros
- Eficiencia en el uso de recursos de capital
- Reducción de productos vencidos
Gestión de compra y rentabilidad
Cuando analizamos el descuento comercial, tenemos que ver, además del margen de compra, cuál es el índice de rotación del producto y cuál es el precio de venta al público para analizar correctamente la rentabilidad de un producto.
La rotación es lo que va generando rentabilidad. Si tengo un producto de bajo descuento, pero muy alta rotación, puede ser mejor que un producto que tenga mayor descuento, pero baja rotación.
Inventario
Morales recomendó tomar inventarios muestrales por sector una vez por mes y una vez por año un inventario total al cierre del ejercicio económico.
También recomendó especialmente conciliar la factura con las unidades entradas por pedido y con la orden de compra.
Otras herramientas útiles para la gestión eficiente del stock en la farmacia
- Planilla de control de aumentos con fecha y descuentos comerciales por laboratorio
(hay que tener en cuenta que los laboratorios suelen aumentar sus precios en determinado día del mes). Es útil para supervisar los descuentos y tener una previsión de los aumentos.
También sirve para determinar cuál es el proveedor principal. Compras por periodo y por proveedor para ver cómo tenemos concentrada la compra, en cuáles estamos teniendo saldo a favor, etc.
- Tablero de control con los indicadores de stock para analizar diferentes escenarios
Se puede trasladar en una tabla de datos (EXCEL) toda la información que vamos sacando mes a mes: indicadores y coeficiente. Se pueden armar tablas dinámicas, cuadros de segmentación de datos para armar un tablero de control que ayuda a tomar decisiones basadas en la información (por ej. Ventas por rubro, indicadores de aumentos de precio de laboratorio, indicadores de política de inventario (stock mínimo, etc), indicadores de ajustes de stock (ej. Por robo)).
- Planilla con 3 variables: aumento general de medicamentos, aumento del IPC y la tasa promedio de colocaciones financieras (plazos fijos o fondos comunes de inversión).
En momentos de alta inflación supervisar estas variables es muy importante para tomar decisiones sobre el stock (era más rentable stockearse con alta inflación porque los medicamentos estaban aumentando mucho el precio).
- En el caso de cadenas: Análisis y control de los flujos de mercaderías entre las farmacias, sus depósitos individuales y el depósito central.
La Farm. Claudia Martino aclaró que en general los sistemas de gestión permiten recolectar todos estos datos, generar los indicadores y realizar estos análisis, pero en algunos casos no son utilizados en todo su potencial, por lo que es recomendable informarse acerca de todas sus funcionalidades.
Ventaja competitiva
La gestión eficiente del stock es una herramienta poderosa para optimizar la rentabilidad de la farmacia. Con tecnología, indicadores claros y una política de compras bien definida, es posible evitar pérdidas, liberar capital y mejorar el servicio. En un mercado cada vez más competitivo, la precisión en el manejo del inventario no es solo una cuestión operativa: es una ventaja competitiva decisiva.
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